Sådan målretter I kommunikationen på intranettet

Målrettet og relevant indhold tager udgangspunkt i medarbejderens hverdag. Kernen i indholdet bør være:

• Hvad betyder det her for mig og min hverdag?
• Hvad kommer der til at ske rent praktisk?
• Hvordan vil du gerne have, jeg skal handle på informationen? 
• Og sidst men ikke mindst - hvorfor er det vigtig set fra organisationens perspektiv?

Skriv til et menneske

Sæt dig i din kollegas sted, når du skal i gang med at skrive.

• Forestil dig, hvilken information du ville give - og hvordan-, hvis du talte med din kollega til et møde, i telefonen eller på gangen
• Kommunikerer du til nogen, der sidder centralt eller decentralt i organisationen, og hvad betyder det for din formidling?
• Hvad får kollegaen ud af at læse din tekst?
• Hvordan vil du gerne have din kollega til at handle på informationen?

Hvis intranettet skal opleves som relevant og nærværende, skal indholdet også være det. Når du vælger den sproglige tone i din tekst, kan det derfor være en fordel at skrive i et direkte og aktivt sprog. Skriv dit indhold i spørgsmål og svar, og gør det let for læseren at scanne teksten med meningsfyldte overskrifter.

Konkrete tips til at skrive relevant intranet indhold:

• Brug korte afsnit - Maks 4 sætninger
  
  
• Punktform kan bruges til at fremhæve centrale punkter
  
  
• Tekst skal være letlæselige stykker, sørg for at inkludere underoverskrifter
  
  
• Den vigtigste tekst skal fremgå som det første
  
  
• Kommuniker til folk på en måde, som de forstår, f.eks. undgå at bruge fagtermer, som kun få forstår
  
  
• Indholdet skal have en relevant og fængende titel og et resumé så man nemt kan forstå hvad indholdet handler om
  
  
• Undgå jargon og slang, da ikke alle medarbejdere forstår det
  
  
• Billeder, videoer og infografikker er vigtige for at tiltrække læsere og gøre indhold levende, hvilket gør det lettere at engagere medarbejdere
  
  
• Adressér intranettets besøgende direkte ved at bruge ordet 'du' og ’dig’
  
  
• Indhold skal have links til relateret indhold
  
  
• Intranetbrugere skal have mulighed for at interagere med indholdet, enten igennem kommentarer eller feedback

Foruden at indholdet skal være læsbart, skal vejledningerne også klæde intranet-forfattere på med standarder så man er sikker på, at alle aspekter af god intranet praksisser bliver fulgt.