Grupper i Colibo kan blive brugt til forskellige formål. Alle brugere kan oprette en gruppe og administrere gruppen ved at vælge hvilken type gruppe det skal være, hvem der skal inviteres samt indholdet.
Hvis du har fået tildelt rollen ’Admin af gruppemedlemskab’ af en administrator i backenden, har du yderligere muligheder angående grupper i frontenden. Du har muligheden for at arbejde mere strategisk med grupper i Colibo ved at oprette grupper og skubbe brugere automatisk ind i en specifik gruppe (enten med eller uden muligheden for at forlade gruppen igen).
Der er mange situationer, hvor dette kan være relevant og gavnligt for organisationen. Det følgende er et par eksempler.
Lav specifikke standard grupper fra begyndelsen
Hvis du allerede har adskillige grupper, som måske vil være relevant for alle eller nogle brugere i din organisation, kan du skubbe brugerne ind i disse grupper tidligt i processen, så de nye brugere er en del af grupperne som standard, når de logger ind på intranettet.
Dette kan være en ’Velkommen til det nye intranet, feedback er velkommen’-gruppe, eller ’Inspiration og videndeling om værktøjer og integration for et bedre intranetbrug’. Eller måske har du en idé, der passer perfekt til din organisation.
Hav brugere automatisk tilmeldt et vigtigt diskussionsforum
Måske har du dedikeret en gruppe til et specifikt emne eller diskussion, som er relevant for enten en gruppe af medarbejdere eller hele organisationen. I stedet for at vente på at alle brugere slutter sig til gruppen eller accepterer din invitation, kan du vælge at skubbe disse brugere ind i den specifikke gruppe.
Forskellen mellem blot at sende indhold ud som en nyhedsartikel, og rent faktisk at oprette en gruppe omkring emnet er, at gruppen kan fungere mere som et forum for det specifikke emne. For nogle organisationer kan det hjælpe brugere til at engagere sig mere i indholdet end for eksempel ved at kommentere og diskutere i kommentarfeltet på en nyhedsartikel. På samme tid kan du invitere brugere til at deltage med deres egne opslag og input omkring et emne, fremfor at de selv skal oprette en hel nyhedsartikel, som det formentlig kun er få brugere der vil gøre. Dialogen er på den måde faciliteret samlet i en gruppe.
Dette kunne eksempelvis være et forum, hvor man diskuterer implementeringen af en ny strategi på tværs af organisationen, eller et forum som diskuterer og deler den bedste brug af det nye intranet. I stedet for at have en redaktør til at oprette en nyhedsartikel om det, kan man som organisation invitere alle til at deltage i diskussionen i en gruppe.
Start et nyt tværfagligt projekt
Det er muligt at tvinge afdelinger og grupper ind i en arbejdsgruppe. På denne måde får alle brugere i de valgte områder besked om aktiviteter i den udpegede gruppe. Husk, at når en gruppe tvinges ind i et område, tilføjes alle medlemmer af gruppen og kan ikke fjernes på dette tidspunkt.
Individuelle brugere kan inviteres til en gruppe, men de kan ikke tvinges ind på det på normale måder. Hvis du vil tvinge bestemte brugere til et arbejdsområde, skal du kontakte Colibo-support for at få hjælp.
At være en del af mere end en afdeling
Det er ikke muligt at være medlem af flere afdelinger i Colibo på nuværende tidspunkt, men organisationer med komplekse organisationshierarkier kan imødegå dette ved at benytte grupper for de brugergrupper, som det er relevant for.
Overvej rollen i forhold til dit governance setup
Der er mange forskellige måder for en administrator at arbejde strategisk med gruppemedlemskaber. Det kan være en god idé løbende at overveje, hvem der har rettigheder til at kunne skubbe medarbejdere ind i grupper.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.