Colibo benytter sig af en auto arkivering til at rydde op blandt de inaktive arbejdsgrupper der findes på intranettet.
En arbejdsgruppe arkiveres efter 90 dages inaktivitet.
Problemstillingen
Nogle arbejdsgrupper bliver inaktive efter en rum tid, og arbejdsgruppens administrator får ikke altid slettet dem, eller også er der ikke længere en aktiv administrator i gruppen længere.
Dette resulterer i følgende:
- søgeresultater forstyrres af inaktive arbejdsgrupper, deres dokumenter og feed items der kun er sent til dem.
- listen over arbejdsgrupper forplumres af en masse inactive arbejdsgrupper
Definitionen på inaktivitet
Arbejdsgrupper er anset som værende inaktive når disse kriterier er opfyldt:
- Ingen feed items er sendt fra eller til arbejdsgruppen
- Ingen kommentarer bliver lavet til feed items fra og til arbejdsgruppen
- Ingen ændringer bliver lavet i dokument sektionen i arbejdsgruppen
- Ingen opgaver blive oprettet, sendt eller redigeret i arbejdsgruppen (kommentarer til opgaver påvirker genstarter ikke interaktivitets perioden)
- Ingen ændringer er lavet til 'rediger' menuen på arbejdsgruppen (navn, beskrivelse og arbejdsgruppe indstillinger osv)
Inaktivitets periode
Inaktivitets perioden er som standard sat til 90 dage. Denne værdi kan ændres pr miljø. Kontakt Colibo for at bede os ændre antallet af dage.
Slå automatisk arkivering fra for specifikke arbejsdsgrupper
Nogle arbejdsgrupper kan være relevante for brugen af intranettet, også selvom de ikke bruges "aktivt". Det er derfor muligt at slå automatisk arkivering fra på individuelle arbejdsgrupper i Colibo´s front end.
Guide til at slå "Arkiver automatisk fra"
1. Gå til arbejdsgruppen hvor du ikke ønsker funktionen
2. Tryk på Handlings ikonet (Ikonet med de tre prikker ud fra Arbejdsgruppens titel)
3. Tryk "Rediger"
4. Tryk "Indstillinger"
5. Sørg for at der ikke er flueben i "Arkiver automatisk"
Kommentarer
1 kommentar
I skriver i jeres 19.2 Release Notes, at:
Arbejdsgrupperne kan ikke déarkiveres, det skal i kontakte Colibo for at få gjort.
(se https://colibo.zendesk.com/hc/da/sections/360004096413-19-2-Release-Notes)
Men når jeg nu tester på vores stagting-site, så kan jeg godt gå ind på en deaktiveret arbejdsgruppe og dearkivere den. Det er en mulighed, når jeg trykker på knappen Administration.
Det er jo dejligt. Men har jeg misforstået noget?
Log ind for at kommentere.